À l'atelier, votre équipe ne peut pas interrompre son travail à chaque sonnerie. VoxRez accueille les personnes qui appellent pour une révision, un problème sur leur véhicule ou des nouvelles d'une réparation. Il recueille les éléments utiles et ne confirme un rendez-vous que si le planning et vos règles le permettent.
Le quotidien
Un client appelle pour une révision pendant qu'un mécanicien intervient et que l'accueil suit déjà un autre dossier. Laisser sonner oblige à rappeler sans connaître le motif.
Un client appelle pour savoir où en est la réparation de son véhicule. Si VoxRez n'a pas accès à une information à jour sur son dossier, il recueille sa question et ses coordonnées pour que l'atelier lui réponde.
En pratique
Pour chaque demande, l'agent recueille les informations utiles et suit les règles que vous lui confiez.
Informations recueillies
Véhicule concerné, prestation souhaitée, période recherchée et coordonnées.
Traitement de l'appel
L'agent consulte ou confirme un créneau si le planning et les règles de l'atelier sont accessibles ; sinon, il prépare le rappel.
Informations recueillies
Véhicule concerné, symptômes décrits par le conducteur et coordonnées.
Traitement de l'appel
L'équipe reçoit les faits pour décider de la suite. L'agent ne pose pas de diagnostic mécanique ni ne promet un délai de réparation.
Informations recueillies
Nom, véhicule ou numéro de dossier et question précise du client.
Traitement de l'appel
L'agent répond seulement si l'information a été validée pour ce dossier ; sinon, il recueille la question et la transmet à l'équipe du garage.
Les demandes de votre atelier
Pour une prestation connue, un créneau peut être vérifié. Un problème à examiner demande l'avis de l'atelier. Et pour une réparation déjà engagée, la réponse dépend des informations réellement disponibles sur le dossier.
01 / Confirmer
Si la prestation, sa durée et un créneau sont définis dans votre planning, VoxRez peut proposer puis confirmer le rendez-vous selon vos règles.
02 / Faire évaluer
L'agent relève les symptômes décrits et le véhicule concerné. L'atelier décide des vérifications, du diagnostic et d'un éventuel devis.
03 / Renseigner ou transmettre
VoxRez recueille le véhicule concerné et la question du client. Si l'atelier lui a fourni une information vérifiée et à jour, il la communique ; sinon, il transmet la demande à l'équipe du garage.
Le cadre
Vous déterminez les prestations réservables, les informations que VoxRez peut donner et les demandes qui doivent revenir à votre équipe.
Les durées, conditions et informations que vous acceptez de donner sont définies avant la mise en service.
Pour un devis, un diagnostic, la disponibilité d'une pièce ou l'avancement d'une réparation, VoxRez recueille la question, le véhicule concerné et les coordonnées. Sans réponse validée et à jour, il transmet la demande à votre équipe pour qu'elle y donne suite.
Avant de décider
Non. Il recueille ce que le conducteur déclare et transmet ces faits à l'atelier, qui décide des vérifications et du diagnostic.
Oui si la prestation, sa durée, le planning et les règles de réservation sont disponibles dans la configuration du garage. Sinon, il recueille la demande pour confirmation par l'équipe.
Uniquement si cette information a été vérifiée et rendue accessible. Dans les autres cas, il recueille la question et la transmet à l'équipe du garage.
La prochaine étape
Révision, problème signalé et suivi de réparation : définissons les informations à recueillir et les cas à reprendre.
